• BAANBREKENDE TECHNOLOGIEËN
    & EVENEMENTENRUIMTES

Samenwerking en baanbrekende technologieën centraal in de toekomst van vergaderruimtes

Auteur: Hartmut Kulessa, European Marketing Manager

Wat is de toekomst van vergaderingen en evenementen? Centraal voor beide ruimtes is dat mensen worden aangemoedigd om ideeën en gesprekken te voeden en tegelijkertijd persoonlijke en zakelijke gedachten vorm te geven. In de toekomst van vergaderruimtes staan interactie en uitwisseling centraal, aangevuld met praktische toepassing en de herinnering aan een waardevolle ervaring. Innovaties zoals holografische technologie, 3D-projectie en samenwerkingsruimtes zullen meer dan ooit worden gebruikt. Maar hoe bereiden we ons voor op die verschuiving?

Panasonic loopt voorop bij onderzoek naar en discussies over de 'Future Meeting Space', de vergaderruimte van de toekomst. In het kader van een project van het German Convention Bureau, de European Association of Event Centres en het Fraunhofer-Institut is onderzocht wat de technische en organisatorische vereisten zijn voor geslaagde bijeenkomsten, welke verschillende soorten deelnemers er zijn en welke gevolgen technologie voor hen heeft.

Het doel van het project is te begrijpen hoe over 5-10 jaar vergaderingen, conferenties en evenementen worden gehouden en welke technologieën het antwoord zullen zijn op de eisen die aan de vergaderruimte van de toekomst worden gesteld. Daarbij kan het gaan om interactieforums die gebruikmaken van holografische projectie, multisite-conferenties die cameratechnologieën gebruiken of samenwerkingsconferenties met interactieve weergavetechnologieën.

Digitalisering en interactie zijn twee van de belangrijkste behoeften die uit het onderzoek naar voren kwamen en die moeten worden ondersteund door het gebruik van innovatieve technologie. Dit kan onder meer bestaan uit grootschalige projectie en interactieve wanden waarmee facilitators kunnen verbinden, visualiseren en presenteren op een manier die voor de deelnemers aantrekkelijker en gedenkwaardiger zal zijn. Panasonic-displays bieden al de mogelijkheid om meer dan één gebruiker tegelijk te laten bijdragen, dankzij multi-touchtechnologie waarmee meerdere mensen er tegelijk op kunnen schrijven. Panasonic kan grote touchdisplays met ShadowSense-technologie maken. Met behulp van sensoren detecteert het scherm de schaduw van een object en wordt de exacte locatie ervan bepaald. Ook worden voor grotere videowanden maximaal 20 verschillende gelijktijdige aanrakingspunten herkend. Invoerapparaten, zoals een vingertop, stylus of gum, worden automatisch herkend en de technologie kan ook onbedoelde aanrakingen vaststellen en negeren.

Andere succesfactoren die uit het onderzoek naar voren kwamen, zijn interactie en gebruik van digitale technologieën. Het gebruik van nieuw en innovatieve formaten en technologieën werd aanbevolen, evenals visualisatiehulpmiddelen en interactieve formaten om kennisoverdracht te bevorderen. Panasonic heeft onlangs het 'Scale-Up klaslokaal' geïntroduceerd, dat weliswaar oorspronkelijk ontworpen is voor het onderwijs, maar ook een thuis kan vinden in de toekomst van vergaderruimtes. Voor de samen met externe partners ontwikkelde Scale-Up technologie worden laserprojectors gebruikt die met behulp van randovervloeiing een grote frontprojectie kunnen creëren, in combinatie met meerdere interactieve, op werktafels gemonteerde displays. Zo ontstaan huddleruimtes waarin kleine groepen kunnen samenwerken. Inhoud kan van de kleinere displays naar de hoofdprojectors worden verzonden, waardoor groepsdiscussies en volledig interactieve samenwerkingsbijeenkomsten mogelijk worden.

Het creëren van een omgeving voor samenwerkingsbijeenkomsten is een duidelijke trend in de markt. Uit het rapport blijkt dat samenwerking zeer belangrijk is in het proces van kennisoverdracht. Het is duurzamer om samen nieuwe kennis te genereren

door informatie te delen. Organisatoren van evenementen moeten daarom niet alleen door middel van passende formaten en technologieën de interactie bevorderen op de plaats van het evenement, maar ook inhoud online delen en toegankelijk maken. Zo kunnen ze inspelen op veranderend leer- en onderwijsgedrag. Bij Allied International Bank hebben we een grote bedrijfsinstallatie met meer dan 500 Panasonic-displays gemaakt, inclusief 'breakout'-ruimtes voor informele vergaderingen en berichten die worden afgeleverd via digitale informatieschermen. De AV-installatie zorgde ervoor dat de werkcultuur bij AIB veranderde, dat de behoefte aan voortdurende e-mailcommunicatie verminderde en dat er een flexibele werkruimte werd gecreëerd, zodat het personeel zowel formeel als informeel kon samenwerken. Van deze technologie kan ook de vergaderruimte van de toekomst profiteren.

Uit de resultaten van het verslag blijkt ook dat er behoefte is aan netwerken. Deelnemers aan evenementen werken intensiever samen en hechten veel waarde aan de uitwisseling van ervaring, kennis en inhoud, de persoonlijke interactie gaat verder dan het eigenlijke evenement en er ontstaan blijvende netwerken.

Een van de andere belangrijke conclusies van het onderzoek was dat om de deelnemers tevreden te stellen, "eventplanners zich moeten richten op kennisoverdracht en verrassende of verstorende elementen die een verandering teweegbrengen, en individueel moeten reageren op de behoeften van verschillende soorten deelnemers". Deelnemers zijn tevreden over evenementen als ze iets nieuws hebben geleerd dat ze kunnen toepassen in hun dagelijkse werk en als ze werden verrast door gebeurtenissen of als die gebeurtenissen veranderingen teweeg hadden gebracht. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de verschillende soorten deelnemers en ze allemaal te integreren – of ze nu analoog of technisch handig, jonger of ouder, stil of extravert zijn.

Holografische aanwezigheid was een technologie die in de eerste fase van het onderzoeksproject naar de toekomst van vergaderruimtes werd genoemd als opkomende trend voor vergaderingen en evenementen. Vorig jaar werden op het Imperial College in Londen Panasonic-projectors gebruikt voor holografische projecties. De sprekers konden via een cameraverbinding in real-time communiceren met studenten, ingaan op reacties en vragen beantwoorden, alsof ze zich in dezelfde ruimte bevonden. Het systeem werkt door een live-beeld op een glazen scherm te projecteren, waarbij met behulp van een achtergrond, projector en monitor een illusie van diepte wordt gecreëerd. Dit biedt heel nieuwe mogelijkheden voor onderwijs en het bedrijfsleven. Voor betere interactie met het publiek werden de sprekers in een externe studio voorzien van een HD-monitor, die zo was opgezet dat ze oogcontact konden maken met mensen in het publiek en op hen konden reageren.

Voor evenementenorganisaties is dit een potentiële manier om de beste en meest geschikte sprekers voor hun evenementen aan te trekken zonder dat ze mensen over de hele wereld hoeven te laten vliegen, wat niet alleen duur is, maar ook veel tijd vergt van die mensen en schadelijk is voor het milieu. Dit type technologie is in vergelijking met 'Pepper's ghost-holograminstallaties' goedkoop en dus betaalbaar voor middelgrote organisaties.

Holografische projectie kan bijdragen aan een interactieve omgeving voor conferentiegesprekken en vergaderingen. Wereldwijde organisaties kunnen kosten besparen door vergaderingen op afstand te houden zonder dat de menselijke kwaliteit van echte bijeenkomsten verloren gaat. Lezingen, seminars en gesprekken kunnen door meer mensen worden bijgewoond dan mogelijk zou zijn geweest als de bijeenkomst fysiek zou zijn gehouden, en de deelnemers voelen zich meer bij de bijeenkomst betrokken dan via een videoverbinding.

De toekomst voor vergaderingen en evenementenruimtes wordt interactiever en er zal technologie nodig zijn die de aanwezigen een ervaring kan bieden. Naarmate de technologie verder wordt ontwikkeld en verfijnd, zullen we waarschijnlijk zien dat samenwerkingstechnieken en holografische projectie zich een weg banen naar vergaderruimtes overal in de wereld.